Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Stand: 10.10.2026

zwischen

Can Ilgin, handelnd unter „ArCa Development“
(Anbieter der Software CANEMIS)
Heinrichstraße 42
59077 Hamm
vertreten durch: Can Ilgin (Inhaber)

– im Folgenden: Auftragnehmer –

und

dem Kunden gemäß den bei der Registrierung des Salon-Kontos angegebenen Daten

– im Folgenden: Auftraggeber –

1. Einleitung, Geltungsbereich, Definitionen

1.1. Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten von Auftraggeber und -nehmer (im Folgenden „Parteien“ genannt) im Rahmen einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag im Sinne des Art. 28 der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden „DSGVO“).

1.2. Dieser Vertrag findet auf alle Tätigkeiten Anwendung, bei denen der Auftragnehmer, seine Mitarbeiter oder durch ihn beauftragte Unterauftragnehmer (Subunternehmer) personenbezogene Daten des Auftraggebers verarbeiten.

1.3. In diesem Vertrag verwendete Begriffe sind entsprechend ihrer Definition in der DSGVO zu verstehen. Soweit Erklärungen im Folgenden „schriftlich“ zu erfolgen haben, ist die Schriftform nach § 126 BGB gemeint. Im Übrigen können Erklärungen auch in anderer Form erfolgen, soweit eine angemessene Nachweisbarkeit gewährleistet ist.

2. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

2.1. Der Auftragnehmer übernimmt folgende Verarbeitungen:

Die Erhebung/Erfassung, Speicherung, Verwendung und Übermittlung von Kontakt-, Termin- und Mitarbeiterdaten von Kunden und Mitarbeitern des Auftraggebers zum Zwecke der Online-Terminbuchung, der Termin- und Kundenverwaltung, der Terminbenachrichtigung per E-Mail und SMS sowie der Personalplanung.

Die Verarbeitung beruht auf dem zwischen den Parteien bestehenden Nutzungsvertrag über die Software CANEMIS gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers (abrufbar unter www.canemis.de/terms-of-service), der mit der Registrierung des Salon-Kontos geschlossen wird (im Folgenden „Hauptvertrag“).

2.2. Die Verarbeitung beginnt mit der Registrierung des Salon-Kontos und erfolgt auf unbestimmte Zeit bis zur Kündigung dieses Vertrags oder des Hauptvertrags durch eine Partei.

2.3. Legen Kunden des Auftraggebers bei CANEMIS ein eigenes, salonübergreifendes Kundenkonto an, verarbeitet der Auftragnehmer die Daten dieses Kontos (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Zugangsdaten) in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Dieser Vertrag gilt insoweit nicht.

3. Art und Zweck der Datenverarbeitung

3.1. Der Auftragnehmer erbringt digitale Dienstleistungen und erhält unter gewissen Umständen Zugriff auf den elektronischen Bestand an personenbezogenen Daten und Datensätzen von Kunden des Auftraggebers.

3.2. Die Verarbeitung durch den Auftragnehmer erfolgt in der Art der Erfassung, des Auslesens, des Zuordnens, des Abgleichs, der Organisation, Auswertung und Aufbereitung von Datensätzen des Auftraggebers sowie der Übermittlung im Rahmen von Terminbenachrichtigungen per E-Mail und SMS.

Der Auftraggeber ist Betreiber eines Friseur-, Barbier-, Kosmetik-, Nagel- oder vergleichbaren Dienstleistungsbetriebs.

3.3. Die Verarbeitung dient dem Zweck der Online-Terminbuchung, der Verwaltung von Terminen und Kundendaten, des Versands von Terminbestätigungen, Terminerinnerungen und Terminabsagen sowie der Personalplanung für den Auftraggeber und erfolgt aufgrund dessen Interesses an einer effizienten Terminorganisation, der Vereinfachung von Arbeitsabläufen, der Reduzierung von Terminausfällen und einem effektiven Kundenmanagement.

3.4. Es werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

• Allgemeine Personendaten (Vor- und Nachname)
• Kommunikationsdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Termindaten (Datum, Uhrzeit, gebuchte Leistungen, Preis, Status, zugeordnete Mitarbeiter, Notizen des Auftraggebers)
• Mitarbeiterdaten (Name, Rolle, zugeordnete Leistungen, Arbeitszeiten, Abwesenheiten)
• Technische Daten (IP-Adresse)

3.5. Von der Verarbeitung betroffen sind:

• Kunden des Auftraggebers
• Mitarbeiter des Auftraggebers

3.6. Der Auftraggeber verpflichtet sich, in Freitextfeldern (insbesondere Notizen zu Kunden oder Terminen) keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, insbesondere keine Gesundheitsdaten wie Allergien oder Unverträglichkeiten, zu speichern.

4. Pflichten des Auftragnehmers

4.1. Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich wie vertraglich vereinbart oder wie vom Auftraggeber angewiesen, es sei denn, der Auftragnehmer ist gesetzlich zu einer bestimmten Verarbeitung verpflichtet. Sofern solche Verpflichtungen für ihn bestehen, teilt der Auftragnehmer diese dem Auftraggeber vor der Verarbeitung mit, es sei denn, die Mitteilung ist ihm gesetzlich verboten. Der Auftragnehmer verwendet darüber hinaus die zur Verarbeitung überlassenen Daten für keine anderen, insbesondere nicht für eigene Zwecke.

4.2. Der Auftragnehmer bestätigt, dass ihm die einschlägigen, allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind. Er beachtet die Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung.

4.3. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei der Verarbeitung die Vertraulichkeit streng zu wahren.

4.4. Personen, die Kenntnis von den im Auftrag verarbeiteten Daten erhalten können, haben sich schriftlich zur Vertraulichkeit zu verpflichten, soweit sie nicht bereits gesetzlich einer einschlägigen Geheimhaltungspflicht unterliegen.

4.5. Der Auftragnehmer sichert zu, dass die bei ihm zur Verarbeitung eingesetzten Personen vor Beginn der Verarbeitung mit den relevanten Bestimmungen des Datenschutzes und dieses Vertrags vertraut gemacht wurden. Entsprechende Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen sind angemessen regelmäßig zu wiederholen. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass zur Auftragsverarbeitung eingesetzte Personen hinsichtlich der Erfüllung der Datenschutzanforderungen laufend angemessen angeleitet und überwacht werden.

4.6. Im Zusammenhang mit der beauftragten Verarbeitung hat der Auftragnehmer den Auftraggeber bei Erstellung und Fortschreibung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten sowie bei Durchführung der Datenschutzfolgeabschätzung zu unterstützen. Alle erforderlichen Angaben und Dokumentationen sind vorzuhalten und dem Auftraggeber auf Anforderung unverzüglich zuzuleiten.

4.7. Wird der Auftraggeber durch Aufsichtsbehörden oder andere Stellen einer Kontrolle unterzogen oder machen betroffene Personen ihm gegenüber Rechte geltend, verpflichtet sich der Auftragnehmer den Auftraggeber im erforderlichen Umfang zu unterstützen, soweit die Verarbeitung im Auftrag betroffen ist.

4.8. Auskünfte an Dritte oder Betroffene darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen. Direkt an ihn gerichtete Anfragen wird er unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

4.9. Soweit gesetzlich verpflichtet, bestellt der Auftragnehmer eine fachkundige und zuverlässige Person als Beauftragten für den Datenschutz. Es ist sicherzustellen, dass für den Beauftragten keine Interessenskonflikte bestehen. In Zweifelsfällen kann sich der Auftraggeber direkt an den Datenschutzbeauftragten wenden. Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber unverzüglich die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten mit oder begründet, weshalb kein Beauftragter bestellt wurde. Änderungen in der Person oder den innerbetrieblichen Aufgaben des Beauftragten teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich mit. Derzeit ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) beim Auftragnehmer nicht vorliegen.

4.10. Die Auftragsverarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der EU, des EWR oder in Staaten, für die ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO gilt. Jegliche Verlagerung in ein Drittland darf nur mit Zustimmung des Auftraggebers und unter den in Kapitel V der DSGVO enthaltenen Bedingungen sowie bei Einhaltung der Bestimmungen dieses Vertrags erfolgen. Der Auftraggeber stimmt den in Anlage 2 aufgeführten Übermittlungen an Subunternehmer mit Sitz in Drittländern unter den dort genannten Garantien zu.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen

5.1. Die in Anlage 1 beschriebenen Datensicherheitsmaßnahmen (technische und organisatorische Maßnahmen) werden als verbindlich festgelegt. Sie definieren das vom Auftragnehmer geschuldete Minimum.

5.2. Die Maßnahmen gemäß vorheriger Ziffer können der technischen und organisatorischen Weiterentwicklung entsprechend angepasst werden, solange das hier vereinbarte Niveau nicht unterschritten wird. Zur Aufrechterhaltung der Informationssicherheit erforderliche Änderungen hat der Auftragnehmer unverzüglich umzusetzen. Änderungen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Wesentliche Änderungen sind zwischen den Parteien zu vereinbaren.

5.3. Soweit die getroffenen Sicherheitsmaßnahmen den Anforderungen des Auftraggebers nicht oder nicht mehr genügen, benachrichtigt der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich.

5.4. Der Auftragnehmer sichert zu, dass die im Auftrag verarbeiteten Daten von sonstigen Datenbeständen strikt getrennt werden.

5.5. Kopien oder Duplikate werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Ausgenommen sind technisch notwendige, temporäre Vervielfältigungen sowie Datensicherungen, soweit eine Beeinträchtigung des hier vereinbarten Datenschutzniveaus ausgeschlossen ist.

5.6. Eine Verarbeitung von Daten im Auftrag auf Endgeräten des Auftragnehmers erfolgt ausschließlich auf verschlüsselten und passwortgeschützten Geräten. Daten im Auftrag werden auf diesen Geräten nicht dauerhaft gespeichert.

5.7. (entfällt)

5.8. Der Auftraggeber ist berechtigt, die Erfüllung der Pflichten durch den Auftragnehmer, insbesondere die vollständige Umsetzung der vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie ihre Wirksamkeit, unter Vorankündigung mit angemessener Frist zu kontrollieren und zu überprüfen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber zu diesem Zweck und für die Dauer der Kontrolle Zugang zu allen relevanten Räumlichkeiten sowie Einsicht in und Zugriff auf alle für die Prüfung erforderlichen Dokumente und Systeme zu verschaffen.

6. Regelungen zur Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten

6.1. Im Rahmen des Auftrags verarbeitete Daten wird der Auftragnehmer nur entsprechend der getroffenen vertraglichen Vereinbarung oder nach Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder sperren.

6.2. Den entsprechenden Weisungen des Auftraggebers wird der Auftragnehmer jederzeit und auch über die Beendigung dieses Vertrages hinaus Folge leisten.

7. Unterauftragsverhältnisse

7.1. Die Beauftragung von Subunternehmern durch den Auftragnehmer ist zulässig. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auf Verlangen des Auftraggebers jederzeit Auskunft über die gegenwärtig und in der Vergangenheit für die Auftragsverarbeitung eingesetzten Subunternehmer zu erteilen und Einsicht in mit diesen Subunternehmern über die weitere Datenverarbeitung im Auftrag geschlossene Verträge zu gewähren.

7.2. Die Verantwortlichkeiten des Auftragnehmers und des Subunternehmers sind eindeutig voneinander abzugrenzen.

7.3. Weitere Subbeauftragung durch den Subunternehmer sind nach den Maßgaben der Ziffer 7.1. zulässig.

7.4. Der Auftragnehmer wählt den Subunternehmer unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der vom Subunternehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig aus.

7.5. Die Beauftragung von Subunternehmern im Sinne von Ziffer 7.1. und Ziffer 7.3., die Verarbeitungen im Auftrag nicht ausschließlich aus dem Gebiet der EU, des EWR oder Staaten erbringen, für die ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO gilt, ist nur bei Beachtung der in Ziffer 4.10. dieses Vertrages genannten Bedingungen möglich. Sie ist insbesondere nur zulässig, soweit und solange der Subunternehmer angemessene Datenschutzgarantien bietet. Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber mit, welche konkreten Datenschutzgarantien der Subunternehmer bietet und wie ein Nachweis hierüber zu erlangen ist.

7.6. Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der Pflichten des Subunternehmers regelmäßig angemessen zu überprüfen und die Ergebnisse zu dokumentieren. Die Dokumentation ist dem Auftraggeber auf dessen Verlangen hin vorzulegen.

7.7. Kommt der Subunternehmer seinen Datenschutzpflichten nicht nach, so haftet hierfür der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber.

7.8. Zurzeit sind die in Anlage 2 mit Namen und Anschrift bezeichneten Subunternehmer mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in dem dort genannten Umfang betraut. Die hier niedergelegten sonstigen Pflichten des Auftragnehmers gegenüber Subunternehmern bleiben unberührt.

7.9. Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieses Vertrags sind nur solche Leistungen, die einen direkten Zusammenhang mit der Erbringung der Hauptleistung aufweisen. Nebenleistungen, wie beispielsweise Transport, Wartung und Reinigung sowie die Inanspruchnahme von Telekommunikationsdienstleistungen oder Benutzerservice sind nicht erfasst. Die Pflicht des Auftragnehmers, auch in diesen Fällen die Beachtung von Datenschutz und Datensicherheit sicherzustellen, bleibt unberührt.

7.10. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber über jede beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung von Subunternehmern mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail an die im Salon-Konto hinterlegte E-Mail-Adresse. Der Auftraggeber kann der Änderung innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch, gilt die Änderung als genehmigt. Im Falle eines Widerspruchs ist der Auftraggeber berechtigt, den Hauptvertrag und diesen Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung zu kündigen.

8. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

8.1. Für die Beurteilung der Zulässigkeit der beauftragten Verarbeitung sowie für die Wahrung der Rechte von Betroffenen ist allein der Auftraggeber verantwortlich.

8.2. Der Auftraggeber erteilt alle Aufträge, Teilaufträge oder Weisungen dokumentiert. In Eilfällen können Weisungen mündlich erteilt werden. Solche Weisungen wird der Auftraggeber unverzüglich dokumentiert bestätigen.

8.3. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Prüfung der Auftragsergebnisse feststellt.

8.4. Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz und der vertraglichen Vereinbarungen, insbesondere die vollständige Umsetzung der vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen im Sinne der Ziffer 5 sowie ihre Wirksamkeit, beim Auftragnehmer in angemessenem Umfang selbst oder durch Dritte, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme sowie sonstige Kontrollen vor Ort zu kontrollieren. Den mit der Kontrolle betrauten Personen ist vom Auftragnehmer soweit erforderlich Zutritt und Einblick zu ermöglichen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, erforderliche Auskünfte zu erteilen, Abläufe zu demonstrieren und Nachweise zu führen, die zur Durchführung einer Kontrolle erforderlich sind.

8.5. Kontrollen beim Auftragnehmer haben ohne vermeidbare Störungen seines Geschäftsbetriebs zu erfolgen. Soweit nicht aus vom Auftraggeber zu dokumentierenden, dringlichen Gründen anders angezeigt, finden Kontrollen nach angemessener Vorankündigung und zu Geschäftszeiten des Auftragnehmers, sowie nicht häufiger als alle 12 Monate statt.

9. Mitteilungspflichten

9.1. Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich mit. Auch begründete Verdachtsfälle hierauf sind mitzuteilen. Die Mitteilung hat spätestens innerhalb von 24 Stunden ab Kenntnis des Auftragnehmers vom relevanten Ereignis an die im Salon-Konto hinterlegte E-Mail-Adresse des Auftraggebers zu erfolgen. Sie muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
• den Namen und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder einer sonstigen Anlaufstelle für weitere Informationen;
• eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
• eine Beschreibung der vom Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

9.2. Ebenfalls unverzüglich mitzuteilen sind erhebliche Störungen bei der Auftragserledigung sowie Verstöße des Auftragnehmers oder der bei ihm beschäftigten Personen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen oder die in diesem Vertrag getroffenen Festlegungen.

9.3. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich von Kontrollen oder Maßnahmen von Aufsichtsbehörden oder anderen Dritten, soweit diese Bezüge zur Auftragsverarbeitung aufweisen.

9.4. Der Auftragnehmer sichert zu, den Auftraggeber bei dessen Pflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO im erforderlichen Umfang zu unterstützen.

10. Weisungen

10.1. Der Auftraggeber behält sich hinsichtlich der Verarbeitung im Auftrag ein umfassendes Weisungsrecht vor.

10.2. Auftraggeber und Auftragnehmer benennen die zur Erteilung und Annahme von Weisungen ausschließlich befugten Personen in Anlage 3.

10.3. Bei einem Wechsel oder einer längerfristigen Verhinderung der benannten Personen sind der anderen Partei Nachfolger bzw. Vertreter unverzüglich mitzuteilen.

10.4. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darauf aufmerksam machen, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung seiner Meinung nach gegen gesetzliche Vorschriften verstößt oder zu einer Haftung des Auftragnehmers führen kann. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen beim Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

10.5. Zu einer materiell-rechtlichen Prüfung von Weisungen ist der Auftragnehmer nicht verpflichtet.

11. Beendigung des Auftrags

11.1. Bei Beendigung des Auftragsverhältnisses oder jederzeit auf Verlangen des Auftraggebers hat der Auftragnehmer die im Auftrag verarbeiteten Daten nach Wahl des Auftraggebers entweder zu löschen oder an den Auftraggeber in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (z. B. CSV) zu übergeben. Ebenfalls zu löschen sind sämtliche vorhandene Kopien der Daten. Die Löschung erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende so, dass eine Wiederherstellung auch von Restinformationen mit vertretbarem Aufwand nicht mehr möglich ist; etwaige Datensicherungen werden im Rahmen ihres regulären Löschzyklus überschrieben. Physische Datenträger werden nicht eingesetzt.

11.2. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die unverzügliche Rückgabe bzw. Löschung auch bei Subunternehmern herbeizuführen.

11.3. Der Auftragnehmer hat den Nachweis der ordnungsgemäßen Löschung zu führen und dem Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen.

11.4. Dokumentationen, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer den jeweiligen Aufbewahrungsfristen entsprechend auch über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung dem Auftraggeber bei Vertragsende übergeben.

12. Vergütung

Die Vergütung des Auftragnehmers ist abschließend im Hauptvertrag geregelt. Eine gesonderte Vergütung oder Kostenerstattung im Rahmen dieses Vertrages erfolgt nicht.

13. Haftung

13.1. Für den Ersatz von Schäden, die eine Person wegen einer unzulässigen oder unrichtigen Datenverarbeitung im Rahmen des Auftragsverhältnisses erleidet, haften Auftraggeber und Auftragnehmer als Gesamtschuldner.

13.2. Der Auftraggeber trägt die Beweislast dafür, dass ein Schaden nicht Folge eines von ihm zu vertretenden Umstandes ist, soweit personenbezogene Daten in seiner Verantwortung vom Auftragnehmer unter dieser Vereinbarung verarbeitet wurden. Solange dieser Beweis nicht erbracht wurde, stellt der Auftraggeber den Auftragnehmer auf erste Anforderung von allen Ansprüchen frei, die im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung gegen den Auftragnehmer erhoben werden. Unter diesen Voraussetzungen ersetzt der Auftraggeber dem Auftragnehmer ebenfalls sämtliche entstandenen Kosten der Rechtsverteidigung.

13.3. Der Auftragnehmer haftet dem Auftraggeber für Schäden, die der Auftragnehmer, seine Mitarbeiter bzw. die von ihm mit der Vertragsdurchführung Beauftragten oder die von ihm eingesetzten Subdienstleister im Zusammenhang mit der Erbringung der beauftragten vertraglichen Leistung schuldhaft verursachen.

13.4. Die Ziffer 13.3 gilt nicht, soweit der Schaden durch die korrekte Umsetzung der beauftragten Dienstleistung oder einer vom Auftraggeber erteilten Weisung entstanden ist.

14. Sonderkündigungsrecht

14.1. Der Auftraggeber kann den Hauptvertrag und diese Vereinbarung jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen („außerordentliche Kündigung“), wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen Datenschutzvorschriften oder die Bestimmungen dieser Vereinbarung vorliegt, der Auftragnehmer eine rechtmäßige Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer Kontrollrechte des Auftraggebers vertragswidrig verweigert.

14.2. Ein schwerwiegender Verstoß liegt insbesondere vor, wenn der Auftragnehmer die in dieser Vereinbarung bestimmten Pflichten, insbesondere die vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen, in erheblichem Maße nicht erfüllt oder nicht erfüllt hat.

14.3. Bei unerheblichen Verstößen setzt der Auftraggeber dem Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Abhilfe. Erfolgt die Abhilfe nicht rechtzeitig, so ist der Auftraggeber zur außerordentlichen Kündigung wie in diesem Abschnitt beschrieben berechtigt.

15. Sonstiges

15.1. Beide Parteien sind verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen der jeweils anderen Partei auch über die Beendigung des Vertrages vertraulich zu behandeln. Bestehen Zweifel, ob eine Information der Geheimhaltungspflicht unterliegt, ist sie bis zur schriftlichen Freigabe durch die andere Partei als vertraulich zu behandeln.

15.2. Sollte Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu verständigen.

15.3. Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.

15.4. Die Einrede des Zurückbehaltungsrechts im Sinne des § 273 BGB wird hinsichtlich der im Auftrag verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen.

15.5. Sollten einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht.

Vertragsschluss

Dieser Vertrag wird in elektronischer Form geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO), indem der Auftraggeber ihn bei der Registrierung des Salon-Kontos bzw. vor der weiteren Nutzung von CANEMIS ausdrücklich akzeptiert. Der Zeitpunkt der Annahme und die akzeptierte Fassung werden vom Auftragnehmer protokolliert.

Anlage 1 – Technische und organisatorische Maßnahmen

Im Folgenden werden die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit festgelegt, die der Auftragnehmer mindestens einzurichten und laufend aufrecht zu erhalten hat. Ziel ist die Gewährleistung insbesondere der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der im Auftrag verarbeiteten Informationen.

1. Zutrittskontrolle
Der Auftragnehmer betreibt keine eigenen Serverräume. Die Systeme werden ausschließlich in Rechenzentren der in Anlage 2 genannten Subunternehmer betrieben, die physische Zutrittskontrollen nach anerkannten Standards (z. B. ISO/IEC 27001, SOC 2) umsetzen.

2. Zugangskontrolle
a) Der Zugang zu allen Systemen erfolgt ausschließlich über individuelle, personenbezogene Benutzerkonten mit starken Passwörtern.
b) Für alle administrativen Zugänge (Hosting, Datenbank, E-Mail- und SMS-Versand, Zahlungsabwicklung) ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert.
c) Endgeräte des Auftragnehmers sind verschlüsselt und durch Passwort bzw. biometrische Sperre geschützt.
d) Die Anmeldung von Nutzern ist durch Begrenzung von Anmeldeversuchen und einen Bot-Schutz (Captcha) gegen automatisierte Angriffe gesichert.

3. Zugriffskontrolle
a) Rollenbasiertes Berechtigungskonzept (Inhaber, Administrator, Mitarbeiter) mit abgestuften Zugriffsrechten.
b) Jeder Auftraggeber hat ausschließlich Zugriff auf die eigenen Daten. Die Berechtigung wird bei jedem Zugriff serverseitig geprüft.
c) Ein direkter Zugriff auf die Datenbank ist für Nutzer nicht möglich; der Zugriff erfolgt ausschließlich über die abgesicherte Anwendungsschnittstelle.
d) Passwörter von Nutzern werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert.

4. Weitergabekontrolle
a) Sämtliche Datenübertragungen zwischen Nutzern, Anwendung und Subunternehmern erfolgen verschlüsselt (HTTPS/TLS).
b) Die gespeicherten Daten werden beim Hosting-Anbieter verschlüsselt abgelegt (Verschlüsselung ruhender Daten).
c) Eine Weitergabe von Daten erfolgt ausschließlich an die in Anlage 2 genannten Subunternehmer und nur im für die Leistungserbringung erforderlichen Umfang (z. B. Telefonnummer und Nachrichtentext für den SMS-Versand).

5. Eingabekontrolle
a) Buchungen werden mit Erstellungszeitpunkt gespeichert; bei Stornierungen werden Zeitpunkt und handelnde Person bzw. Rolle protokolliert.
b) Zugriffe auf die Server werden protokolliert.

6. Auftragskontrolle
a) Mit allen Subunternehmern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
b) Die Subunternehmer werden vor Beauftragung sorgfältig ausgewählt und mindestens einmal jährlich überprüft.

7. Verfügbarkeitskontrolle
a) Betrieb der Datenbank auf redundant ausgelegter Speicher-Infrastruktur des Hosting-Anbieters.
b) Schutz vor Überlastung und Missbrauch durch Begrenzung der Anfragen je Nutzer bzw. IP-Adresse (Rate-Limiting).
c) Software-Abhängigkeiten werden regelmäßig aktualisiert.

8. Trennungsgebot
a) Logische Trennung der Daten jedes Auftraggebers in der Datenbank (Mandantentrennung).
b) Entwicklungs- und Testumgebungen sind vollständig von der Produktivumgebung getrennt und enthalten keine Produktivdaten.

9. Datenträgervernichtung
Es werden keine physischen Datenträger eingesetzt. Die Löschung erfolgt digital in der Datenbank sowie, soweit vorhanden, im Rahmen des Löschzyklus von Datensicherungen.

10. Fernwartung
Es erfolgt keine Fernwartung durch andere Unternehmen.

11. Verfügbarkeit und Belastbarkeit
a) Die Systeme werden laufend überwacht; der Auftragnehmer wird bei Störungen benachrichtigt und stellt die Systeme schnellstmöglich wieder her.
b) Betrieb der Anwendung auf mehreren parallelen Prozessen, sodass der Ausfall eines Prozesses den Dienst nicht unterbricht.

Anlage 2 – Gegenwärtige Subunternehmer

Der Auftragnehmer bedient sich zur Erbringung der Datenverarbeitungen im Auftrag zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses der folgenden Subunternehmer:

Anlage 3 – Weisungsberechtigte Personen

Folgende Personen sind zur Erteilung und Entgegennahme von Weisungen befugt:

1. Weisungserteilung
Der Inhaber des Salon-Kontos sowie die von ihm in CANEMIS mit der Rolle „Administrator“ berechtigten Personen. Weisungen werden per E-Mail von der im Salon-Konto hinterlegten Adresse an support@canemis.de erteilt.

2. Weisungsentgegennahme
Can Ilgin, ArCa Development, support@canemis.de